De interne audit is een uitgelezen moment om met de medewerkers te praten. De belangrijkste doelstellingen zijn: controleren of de conformiteitsverplichtingen worden nageleefd (referentiemateriaal, wettelijke of interne bepalingen …), evalueren van de coherentie en de efficiëntie van het systeem, bekijken welke pistes gevolgd kunnen worden om de werking te verbeteren en informatie delen. Naar het voorbeeld van een KPI- en een actieplan is de interne audit een heel handige en erg efficiënte doel als hij goed wordt ingezet.

Er was eens …

Om te beginnen is het uiterst belangrijk dat de boodschap bij de werknemers binnenkomt dat een audit geen verplichting is, maar een reële kans voor het bedrijf om te verbeteren. Daarnaast is de audit ook een kans voor de verschillende diensten om met elkaar te praten en problemen en verwachtingen van de collega’s beter te begrijpen.

Een succesvolle interne audit hangt in grote mate af van de keuze van de auditeurs. Als zij werknemers van het bedrijf zijn, moeten ze een globale kijk op de firma en de functies hebben, maar ook objectief en onafhankelijk zijn. Bovendien moeten ze alle procedures en methodes voor een audit onder de knie hebben en op de hoogte zijn van het referentiekader waarvoor ze tussenkomen. Wordt deze audit uitbesteed aan een gespecialiseerd studiebureau, dan moet goed bekeken worden of dat bureau hiertoe in staat is en moet het alle nodige informatie krijgen om de audit correct uit te voeren.

De audit goed voorbereiden

De audit begint altijd met een goede voorbereiding, een belangrijke stap voor een geslaagde missie. Tijdens die voorbereiding waakt de auditeur over het volgende:

  • Hij bepaalt binnen het auditplan de perimeter voor de analyse, met andere woorden de diensten, de activiteiten (processen) die geauditeerd zullen worden, welke mensen aangesproken zullen worden en hoe lang dat onderhoud zal duren
  • Hij bereidt de mensen die in het kader van de audit bevraagd zullen worden, voor want dat is essentieel om een positieve relatie uit te bouwen. De doelstellingen van de audit worden nog eens op een rijtje gezet en er wordt aan een vertrouwensband gewerkt, waardoor de bevraagde persoon zal meewerken (de auditeur gaat op zoek naar bewijs van conformiteit, niet van non-conformiteit)
  • Hij verzamelt en bestudeert de documenten in functie van het doel en de perimeter van de audit. Denk aan volgende informatiebronnen: de procesbeschrijvingen, wettelijke documenten, verslagen van eerdere audits, notulen van inspecties, enzovoort.
  • Hij werkt een auditgids en een staalnameplan uit
  • Hij organiseert het bezoek en plant de gesprekken

De audit uitvoeren

Deze fase begint met een startvergadering waarop de doelstellingen van de audit nog een keer worden herhaald, de perimeter wordt afgebakend en het verloop wordt uiteengezet. Dan volgen de gesprekken en de terreinbezoeken, waarop ook de auditbewijzen worden verzameld. Aan de hand van topische vragen worden de afdoende gegevens verkregen over alle dimensies van het probleem. Waak erover geen misbruik te maken van de vraag ‘waarom’. Na afloop van deze fase volgt een afsluitvergadering waarop de conclusies van de audit worden voorgesteld en gevalideerd.

Het verslag opmaken

Het verslag dat nadien wordt opgemaakt, moet volledig, maar beknopt, helder en duidelijk zijn en natuurlijk een correcte weergave van de afsluitvergadering. We herhalen nog even dat dit een vertrouwelijk rapport is.

Conclusie

Wanneer het bedrijf de interne audit uitbesteedt aan een ervaren auditeur, geniet het van de volle meerwaarde van deze oefening en krijgt het ook de nodige informatie om zijn werking gevoelig te verbeteren. Deze expertise wordt vergaard na een basisopleiding en heel veel ervaring. Door vaak een interne audit te doen, kan de manier waarop die interne audit verloopt, ook voortdurend bijgestuurd worden.

Contact ons

 

Retour au blog