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Veille réglementaire QSE : anticipez les risques, percevez les opportunités

Le cadre juridique est en mouvement constant et chaque entreprise se doit de prendre en compte tous les changements liés à la réglementation de son activité afin de pouvoir s’y adapter le plus facilement et le plus rapidement possible.

 

 

Pourquoi avoir une veille réglementaire ?

 

 

Une veille réglementaire permet à une entreprise :

.       De prendre connaissance de ses contraintes réglementaires, d’éventuellement les anticiper et d’agir ainsi de manière ciblée et adaptée ;

.       D’évaluer sa conformité et de satisfaire aux obligations légales, en fonction de l’évolution de ses activités et de l’actualité réglementaire.

 

Avoir une veille réglementaire est une solution qui permet de garantir une conformité juridique continue et donc d’éviter des problèmes qui sont généralement d’ordre temporel et financier mais qui pourraient, dans certains cas, aller jusqu’à des condamnations pénales.

 

 

C’est quoi exactement une veille réglementaire ?

 

 

La veille réglementaire est un outil de travail qui permet de suivre, à la fréquence désirée, toute l’actualité réglementaire composée des réglementations, textes juridiques régionaux, fédéraux et européens impactant potentiellement une entreprise et sa stratégie.

 

Il existe plusieurs formats de veille réglementaire et il est toujours possible d’en trouver un qui réponde aux besoins de l’entreprise : des informations globales ou spécifiques, présentées en ligne sur des plateformes ou dans des tableurs Excel, avec des mises à jour hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, etc.

 

La veille réglementaire permet aux entreprises de prendre connaissance de potentielles réorientations à envisager ou de mettre en avant :

 

.     Des opportunités de primes ou de subventions, ou de les conserver ;

.     De nouvelles contraintes réglementaires impliquant de nouvelles obligations ;

.     Des directives européennes qui devront, à une échéance donnée, être transposées au niveau national et qui pourront impacter positivement ou négativement et, de manière spécifique ou globale, une entreprise.

 

C’est pourquoi il est important de se tenir informé de ces modifications pour ne pas subir une modification réglementaire mais plutôt l’anticiper.

 

 

Comment et quand faire de la veille réglementaire ?

 

 

C’est un outil qui se construit grâce à la collecte et à la structuration de nouveaux textes légaux concernant une entreprise et ses activités. Ces textes se retrouvent pour les plus récents au niveau des systèmes de publication officielle nationaux ou européens. Il est également possible de consulter des articles ou des synthèses concernant ceux-ci via des sites destinés aux entreprises ou d’autre sites de référencement officiels.

 

Il n’y a pas de fréquence de veille réglementaire standard. Cela dépend des besoins de chaque entreprise. Certaines verront une plus-value à être informées régulièrement des nouveautés réglementaires alors que d’autres cibleront leur veille afin de rester conformes à une norme (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etc.). La fréquence de la veille sera donc déterminée par sa raison d’être. Il reste cependant évident qu’un suivi plus régulier octroie une plus grande liberté dans la planification d’action de mise en conformité préventive.

 

 

Qui peut faire de la veille réglementaire ?

 

 

Il n’y a pas non plus de règles en la matière. La veille peut être réalisée par l’entreprise elle-même ou alors être sous-traitée à une entreprise externe spécialisée en la matière.

 

Il est par contre impératif que la personne en charge de la veille réglementaire soit au courant des actualités de l’entreprise : les modifications de la structure des bâtiments, la réorientation de la politique de l’entreprise, l’utilisation de nouveaux processus ou produits, l’achat de nouvelles machines, etc. Une bonne communication en ce qui concerne ces aspects est essentielle afin que le responsable de la veille puisse utiliser son outil correctement et, de ce fait, puisse correctement informer les responsables des nouvelles réglementations auxquelles ces derniers seraient soumis. Une mauvaise communication ou l’absence de communication peut entraîner des non-conformités lors d’audits voire même des sanctions administratives ou pénales s’il s’agit du non-respect de nouvelles lois par exemple.

 

Mais pourquoi sous-traiter cette activité ?

 

Le processus de veille est chronophage et complexe. De plus, il nécessite des compétences spécifiques :

 

.     Vérifier la véracité des informations et les consulter (sources) ;

.     Connaître suffisamment les domaines concernés pour déchiffrer les nouvelles réglementations ;

.     Evaluer la pertinence (actuelle ou future) des informations pour l’entreprise.

 

À moins qu’une entreprise ne dispose de ces compétences en interne, de même que du temps pour s’y consacrer, il est recommandé de sous-traiter cette activité à haute valeur ajoutée pour les entreprises.

 

Certaines entreprises, dont Intraco Consulting, proposent un service de veille à leurs clients. Que vous souhaitiez avoir une veille réglementaire du domaine de la sécurité, du domaine de l’environnement ou du domaine de la sécurité alimentaire, voire, des trois domaines à la fois, toutes les options sont envisageables. Il est aussi possible de mettre en place une veille sur-mesure, complète et précise, qui couvre les exigences réglementaires relatives à l’entreprise.

 

Cette veille ainsi externalisée permet d’optimiser le travail du responsable QSE qui peut se concentrer sur la mise en place d’un plan d’actions afin de se conformer au cadre réglementaire et permet également aux entreprises de réaliser des économies en faisant appel à des services externes mutualisés et en ne devant pas recruter en interne d’experts légaux pour chaque domaine.

 

 

Certification et veille réglementaire

 

 

Nous avons présenté ce qu’était une veille réglementaire, nous avons abordé quelques exemples de veille, mais nous ne nous sommes pas concrètement arrêtés sur les raisons pouvant exiger une veille réglementaire.

 

Outre le respect juridique et le respect de l’application des réglementations, posséder une veille est une obligation si l’on souhaite entrer dans un processus de certification (ou conserver une certification déjà acquise) tel que : ISO 9001, ISO 14001, ISO 22001, ISO 45001 ou encore l’OHSAS 18001, etc.

 

Avoir une veille réglementaire à jour et à sa disposition permet d’anticiper les nouvelles contraintes réglementaires et de saisir certaines opportunités à temps. Elle permet également de s’informer sur les tendances dans les différents secteurs, de préparer des audits internes ou externes en vue d’être conforme aux yeux de la loi.

 

 

En conclusion

 

 

Avoir une veille réglementaire, c’est intéressant mais savoir s’en servir, c’est encore mieux ! Beaucoup de veilles sont réalisées puis rangées purement et simplement dans un tiroir. La veille n’est alors ressortie que lors d’audits de conformité pour respecter l’obligation d’avoir une veille. Et pourtant, cet outil, bien utilisé, peut représenter un réel atout pour une entreprise.

 

La veille est aussi la garantie pour une entreprise de ne pas devoir faire face à des coûts supplémentaires non désirés (tels que des amendes par exemple), voire même d’être sujette à des peines de prison, selon les infractions constatées.

 

En anticipant les futurs obstacles ou opportunités, une entreprise peut s’adapter afin d’optimiser son fonctionnement. Il s’agit donc non seulement d’avoir une veille réglementaire mais aussi d’optimiser son utilisation afin de pouvoir en récolter tous les fruits.

 

Timothy Denis

Consulant

www.intraco-consulting.com

 

La veille réglementaire par Intraco Consulting