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Quelles sont les bonnes pratiques en gestion de projet ?

Nous gérons tous des projets, qu’ils soient petits ou grands et que ce soit dans notre vie privée ou notre vie professionnelle. Quand nous faisons construire une maison, nous appliquons, consciemment ou non, quelques bonnes pratiques en gestion de projet. L’humain est au centre de tout projet car c’est bien lui qui décide d’accepter ou non une nouvelle façon de travailler, un nouvel outil ou encore un nouveau lieu de vie. À cet égard, le rôle du Project Manager revêt une importance primordiale puisqu’il est le principal garant de la qualité des relations entre les différents intervenants et, in fine, des bonnes conditions de travail de ces derniers, grâce, notamment, à une excellente communication. Mais finalement, quelles sont les meilleures pratiques à appliquer à tout projet ?

 

 

Mettre en place une gouvernance

Pour faciliter la circulation de l’information et formaliser le processus décisionnel, une gouvernance de projet sera mise en place par le Project Manager. Celle-ci sera toujours prévue sur mesure afin de répondre adéquatement aux besoins spécifiques de chaque organisation. La gouvernance définit le comité de pilotage à mettre en place, sa composition (sponsor, employés des différents services, …) ainsi que sa fréquence de réunion afin de piloter le projet de manière efficiente. Le comité de pilotage détermine le mode de management, le cadre organisationnel ainsi que les rôles et responsabilités de chacun de ses membres. Avoir une gouvernance en place assure le bon déroulement du projet, une continuité et une pérennité des activités. Autre avantage non négligeable : en cas d’alerte ou de besoin d’arbitrage, la prise de décision peut se faire plus rapidement car elle se base sur des informations claires, fiables et transmises régulièrement par le Project Manager aux membres du comité de pilotage.

 

 

Définir le in et le out of scope

Cette étape est essentielle puisqu’elle va permettre de matérialiser la raison d’être du projet, de délimiter ses frontières et surtout, de s’aligner avec toutes les parties prenantes avant le démarrage officiel du projet. Il s’agit ici principalement de se mettre d’accord sur les objectifs, les livrables et d’éviter tout malentendu ou toute perte potentielle de temps due à des discussions interminables entre plusieurs parties en cours de projet. Cet « in & out of scope » ressemble finalement à une sorte de contrat entre le Project Manager et son ou ses sponsor(s).

 

 

 

Découper le projet en petits morceaux

Une fois le périmètre défini, les objectifs et les livrables listés, il s’agit maintenant d’objectiver tout ce qui doit être réalisé, c’est-à-dire, les tâches et les sous-tâches, afin de morceler le projet en petits morceaux. Le Work Breakdown Structure (WBS) permet de décomposer un projet en sous-ensembles ordonnés et de déterminer, pour chaque tâche/sous-tâche, son propriétaire, son volume en heures/jours et sa date de réalisation. Le WBS permet de placer toutes ces tâches sur une ligne du temps et de clarifier la chronologie des différentes tâches à exécuter. Son principal avantage est de simplifier votre projet en l’éclatant en plusieurs parties, ce qui rend les choses plus facilement appréhendables par les équipes. Le WBS permet de mettre en évidence les efforts réels à réaliser afin de les budgétiser et de les planifier de façon raisonnable, ce qui, est une autre façon de s’assurer de leur réalisation.

 

 

Communiquer, communiquer, communiquer

Le Project Manager est le lien entre les équipes et le Management, il est responsable de la qualité des flux d’informations entre toutes les parties. À cet effet, il centralise cette source d’informations et la rend accessible à toutes les personnes requises. Il prend régulièrement son bâton de pèlerin afin de désamorcer des situations tendues et de maintenir une communication qualitative entre tous les intervenants.

La structuration dans la gestion de projet est clé. Il convient néanmoins de planifier les choses avec une certaine agilité et de la contingence afin d’être paré à toute éventualité. On identifie d’ailleurs les risques potentiels en début de projet afin de palier au maximum aux imprévus mais ceux-ci restent la règle. Pour y faire face, créativité et virtuosité sont les maîtres-mots.

 

 

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ! info@intraco-consulting.com ou 04/387.87.37