Privacycharter

Bescherming van persoonsgegevens

Intraco Consulting en zijn ondernemingen verbinden zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Om deze verbintenis na te leven volgt Intraco Consulting de geldende wetgeving in België, het Groothertogdom Luxemburg en Europa over de bescherming van persoonsgegevens tijdens het verzamelen en verwerken van uw gegevens verkregen via internetportals. Deze gegevens worden beschermd conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679, afgekort AVG. Teneinde ons aan deze nieuwe verordening te houden is onze verklaring ‘Privacy en gegevensbescherming’ bijgewerkt.

Intraco Consulting verantwoordelijk voor de verwerking

Als gegevensverwerker valt Intraco Consulting onder de AVG. Intraco Consulting bepaalt mede de finaliteit en de verwerkingswijzen van de gegevens van persoonlijke aard, bepaalt hoe lang ze bijgehouden worden en oefent controle uit op de toegang tot deze gegevens van persoonlijke aard.

Finaliteit van de verwerking

Intraco Consulting en zijn klant komen overeen dat Intraco Consulting ondernemingen adviseert en begeleidt bij hun projecten en certificeringen. De verwerking van gegevens van persoonlijke aard van de klant en de bestemmeling is bijgevolg noodzakelijk voor de uitvoering van het contract met de klant. Intraco Consulting verzamelt, verwerkt en gebruikt gegevens van persoonlijke aard enkel in die mate die nodig is voor het afsluiten, onderhouden en beëindigen van een contractuele relatie aangegaan met het oog op het leveren van diensten. Gezien de werking van en de toegang tot internetportals verzamelt, verwerkt en gebruikt Intraco Consulting bovendien gegevens van persoonlijke aard van de klant om de relatie gebruiker/dienstverlener op te starten en te beheren en om het gebruik van de diensten te verzekeren.

Bovendien verzamelt, verwerkt en gebruikt Intraco Consulting gegevens van persoonlijke aard voor interne doeleinden, met name voor het verbeteren van de dienstverlening en voor rechtstreekse marketing. In dat opzicht houdt Intraco Consulting altijd rekening met de belangen en fundamentele rechten van de betrokken partijen.

Gegevens van persoonlijke aard

Volgens de AVG zijn gegevens van persoonlijke aard alle gegevens over een fysieke, geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Intraco Consulting verwerkt gegevens van persoonlijke aard van zijn klanten. Deze gegevens van persoonlijke aard worden ter beschikking gesteld door de klant. Intraco Consulting verwerkt de volgende persoonsgegevens van zijn klanten: naam, adres, domicilie, e-mailadres, telefoonnummer en functienaam. Bovendien verwerkt Intraco Consulting bijkomende gegevens van persoonlijke aard tijdens opdrachten, onder voorbehoud van akkoord tussen de partijen. Intraco Consulting verwerkt ook gegevens van persoonlijke aard die onder bepaalde categorieën vallen, zoals beoogd in de AVG. Deze gegevens zijn adequaat beschermd (versleuteld) en hier wordt bijzonder zorg voor gedragen.

Bewaring en bescherming

Intraco Consulting bewaart de gegevens op uiterst beveiligde servers in Intraco Consulting en bij eventuele derden, waarmee een verwerkingscontract is afgesloten. De toegang tot deze servers is voorbehouden voor een beperkt aantal speciaal daarvoor bevoegde personen, verantwoordelijk voor het technisch of redactioneel onderhoud van de servers. Er wordt ook een confidentialiteitscontract afgesloten met elke medewerker binnen Intraco Consulting en met eventuele derden, zoals onderaannemers of IT-verantwoordelijken, teneinde de bescherming van de gegevens van persoonlijke aard te verzekeren. Uw gegevens worden zorgvuldig beschermd tegen verlies, vernietiging, vervalsing, manipulatie en niet-geoorloofde toegang of illegale publicatie. De communicatie met de internetportals is ook beschermd door speciale beveiligingsmaatregelen in de form van overdracht van versleutelde gegevens. Rekening houdend met de staat van de techniek, de kosten van uitvoering en de finaliteit van de verwerking alsook de waarschijnlijkheid en de ernst van een inbreuk neemt Intraco Consulting altijd adequate technische en organisatorische maatregelen om een beschermingsniveau overeenkomstig het risico te garanderen.

Bewaringstermijn

Intraco Consulting bewaart de gegevens van persoonlijke aard nodig voor de levering van de diensten gedurende 7 jaar na het aflopen van de contractuele relatie, tenzij een langere bewaringstermijn gevraagd wordt op basis van een wettelijke verplichting of voor bepaalde redenen (bijv. in het kader van een – mogelijk – geschil). Bovendien worden de gegevens van persoonlijke aard uit het verwerkingsproces gehaald, ze worden geschrapt of geanonimiseerd.

Communicatie van gegevens van persoonlijke aard

Intraco Consulting levert nooit klantengegevens aan derden (die geen deel uitmaken van Intraco Consulting) zonder de betrokken personen daarvan vooraf op de hoogte te brengen. Er wordt een uitzondering gemaakt in het geval van onderaannemers waarop Intraco Consulting een beroep doet op basis van een onderaannemingscontract of wanneer dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op vraag van de politie. De geleverde gegevens van persoonlijke aard worden exclusief gebruikt voor de vermelde finaliteiten. Gezien het leveren van de diensten bezorgt Intraco Consulting gegevens van persoonlijke aard dus aan partners binnen Intraco Consulting of aan andere onderaannemers.

De verwerking van gegevens van persoonlijke aard gebeurt binnen de Europese economische ruimte, tenzij de dienst op vraag van de afzender buiten deze ruimte moet gebeuren. In dergelijk geval gebeurt de overdracht van gegevens van persoonlijke aard naar het land van bestemming op vraag van de klant en deze overdracht is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract met de klant. Als Intraco Consulting een onderaannemer inschakelt, zoals een service center, buiten deze ruimte, dan houdt Intraco Consulting zich strikt aan de AVG-regels, met name door een contract voor de overdracht van gegevens van persoonlijke aard naar onderaannemers in een derde land, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Op dit ogenblik heeft Intraco Consulting geen contract van dat type afgesloten.

Direct marketing

Intraco Consulting geeft zijn klanten nieuws en informatie over de producten van Intraco Consulting. Deze persoonlijke gegevens, inclusief e-mailadres, worden gebruikt voor publiciteit en marketing. De toestemming (opt-in) kan altijd ingetrokken worden (opt-out), contacteer hiervoor info@intraco-consulting.com. Er wordt voor reguliere klanten/expediteurs een uitzondering gemaakt voor de service letters, die nodig zijn voor de goede werking van onze diensten en die niet beschouwd worden als direct marketing.

Toegang tot gegevens van persoonlijke aard

U wilt toegang tot uw gegevens van persoonlijke aard? Stuur ons hiervoor een e-mail.

Aangezien we ervoor willen zorgen dat we gegevens van persoonlijke aard doorgeven aan de juiste persoon, vragen wij u een kopie van een geldig paspoort, een rijbewijs of een identiteitsbewijs met gekruiste foto aan ons te bezorgen. Gelieve te vermelden dat het om een kopie gaat, dateer het document en doorstreep het rijksregisternummer of stuur alleen een kopie op van de voorzijde van de identiteitskaart (zonder rijksregisternummer). Natuurlijk mag u de gegevens van persoonlijke aard van een ander persoon niet opvragen.

Als u vragen of bezwaren heeft in verband met de privacy en de bescherming van de gegevens, dan kunt u een brief of een e-mail sturen naar de hierboven vermelde adressen.

Rechtzetting, schrapping, beperking of overdracht van gegevens en verzet

Als de gegevens van persoonlijke aard onjuist zijn, als u uw gegevens van persoonlijke aard wilt laten schrappen, als de verwerking ervan beperkt is, als u de gegevens wilt overdragen of als u voorbehoud wilt uiten, dan stuurt u uw vraag naar een van de bovenstaande adressen in zoverre het niet mogelijk is de gegevens zelf te beheren. We proberen altijd zo snel mogelijk op uw vraag te antwoorden.

Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL – Privacycommissie))

Als u ondanks dit alles niet tevreden zijn en u een klacht wilt indienen, kunt u dat doen bij de autoriteit:

Voor België: Privacycommissie, Drukpersstraat 25, B-1000 Brussel, Tel. +32 (0)2 274 48 00, e-mail: commission@privacycommission.be Website: privacycommissie.be

Voor Luxemburg: Commission nationale pour la protection des données, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette. Tel. +352 26 10 60 1. Website: https://cnpd.public.lu/fr.html.

Wijziging privacyverklaring en bescherming gegevens

De snelle technologische evolutie van internet en de wettelijke vereisten die daaruit voortvloeien, vragen dat de voorliggende Privacyverklaring geregeld wordt bijgewerkt en dat de gegevens worden beschermd volgens de nieuwste technische en juridische vereisten. Wij houden u op de hoogte van de nieuwe evoluties. Wij raden u aan geregeld deze Privacyverklaring te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van de wijzigingen. In die zin behoudt Intraco Consulting zich het recht voor zijn beleid op eender welk moment aan te passen. In voorkomend geval zal u, wanneer u inlogt, gevraagd worden eerst de nieuwe versie van deze Privacyverklaring te ondertekenen, die op dat moment ook ingekeken zal kunnen worden op de website van Intraco Consulting.