Des délais de remises d'offres trop longs, des clients dans l'attente d'être servis, un traitement des factures entrantes trop compliqué et très lent ... Il faut se poser la question : mes processus sont-ils fluides et performants ?

En d’autres mots : sont-ils « Lean » ?

Le modèle de spécialisation des tâches et d’organisation pyramidale est encore en place dans beaucoup d’organismes (modèle Taylorien). Pourtant, il contribue au morcellement du travail, engendre de la monotonie, de la déresponsabilisation, une perte du contact client et des surcouches managériales. Le « Lean Management » va à l’encontre de ce modèle.

Pour être performante, l’entreprise doit être capable de livrer un produit/service conforme aux attentes du client (efficacité) en consommant la quantité de ressources strictement nécessaire pour le produire (efficience).

Le mot « Lean » signifie « Maigre ». Il décrit bien ce que cette démarche d’amélioration vise : fonctionner sans gaspillage de ressources et produire le juste nécessaire pour satisfaire la demande.

Plusieurs objectifs seront poursuivis :

  • Limiter les tâches sans valeur ajoutée et supprimer les gaspillages ;
  • Simplifier les processus pour les rendre fluides et agiles.

Par gaspillages on entend : les transports, les mouvements, le surtraitement, la surproduction, les stocks, les défauts, l’inoccupation et le gaspillage de talents.

La méthode Lean s’applique donc à toutes les tailles d’organisation et à tous les domaines d’activités. Tous les processus tant opérationnels qu’administratifs peuvent faire l’objet d’une telle démarche.

Comment s’y prendre ?

Il ne s’agit pas de mettre en œuvre une solution rapide sur un problème ressenti mais plutôt de travailler en mode projet avec une méthode de résolution de problème qui assurera une solution durable. C’est une décision stratégique. Elle nécessite une coopération à tous les niveaux. Elle doit pour être efficace se dérouler sur le terrain au plus près des collaborateurs.

En résumé, après avoir défini le problème et l’avoir quantifié (rester factuel), l’analyse formalisée du processus par étape permettra d’identifier les lenteurs (bouchons) et les inefficiences. Les étapes sans valeur ajoutée et les gaspillages pourront alors être éliminés tout en veillant à ce que les collaborateurs soient aussi bénéficiaires de ces solutions.

Plusieurs pistes d’amélioration peuvent être suivies : un « redesign » du processus, une meilleure affectation des ressources, un approvisionnement optimisé, un espace de travail réorganisé… Il faudra alors faire perdurer cette performance en surveillant les résultats fréquemment. Cela n’empêche pas d’améliorer le processus en permanence.

La gestion du changement est donc un paramètre important à prendre en compte lors de vos projets Lean.

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