La maîtrise des fournisseurs et sous-traitants !

Plus que jamais, la fiabilité de vos fournisseurs et sous-traitants est aujourd’hui un élément crucial pour assurer une prestation de qualité et faire en sorte que votre entreprise atteigne ses objectifs.

Le contexte actuel de pénurie de mains d’œuvre ou de matériaux impacte de plus en plus vos projets, missions ou chantiers. Aux yeux du client, vous êtes le responsable malgré les circonstances atténuantes que vous mettrez en avant. La simple relation de confiance entre les deux parties peut malheureusement ne plus suffire.

Action !

Dans le but de maximiser vos chances de satisfaire vos clients, il est donc essentiel d’assurer une bonne maîtrise de vos partenaires. Pour ce faire, plusieurs actions peuvent être menées en fonction de leur criticité et donc de leur impact sur votre activité :

  •          Premièrement, la sélection des fournisseurs et sous-traitants doit être basée sur des critères que vous aurez définis en fonction de la prestation demandée (respect des délais, prix, disponibilité, les certifications ou qualifications éventuelles du personnel). Appliquer ces critères aux différents prestataires pour une même prestation vous permettra de sélectionner le plus fiable.
  •          Ensuite, une fois sélectionné, la méthode que vous suivrez pour assurer sa maîtrise doit être convenue avec lui. Plus le prestataire externe est critique pour votre prestation, plus la maîtrise à appliquer sera poussée. Ainsi, pour les plus critiques, un contrat de sous-traitance formalisé et signé pourra être utilisé pour définir clairement le niveau de service attendu. Des SLA (Service Level Agreement) mesurables seront identifiés dans le contrat (pourcentage de retards, nombre de plaintes client, productivité, taux d’erreur…) et des cibles à respecter seront convenues. Plus encore, en fonction de vos ressources, un audit du fournisseur sur son site peut être organisé par votre équipe qualité afin de vérifier sur place vos propres critères.
  •          Le moyen de communication entre lui et vous doit aussi être convenu afin que les informations nécessaires circulent de manière optimale durant la prestation : kick off meeting, réunion mensuelle, reporting…
  •          Enfin, l’évaluation des prestations des fournisseurs et sous-traitants est une étape indispensable pour leur maîtrise. A intervalle régulier ou à la fréquence définie dans le contrat (1X par mois, à chaque projet ou minimum une fois par an), un point est fait sur les résultats obtenus pour chaque critère défini.  Des pénalités pourront être exigées en cas de non-respects. L’analyse de ces résultats vous permettra de faire un classement et d’identifier ceux avec qui il est préférable de ne plus travailler et ceux qu’il est nécessaire de faire évoluer. Les résultats des SLA et des audits fournisseur doivent donc leur être communiqués afin de leur permettre de s’améliorer.
  •          Par ailleurs, l’enregistrement par vos équipes des non-conformités ou réclamations que vous avez reçues et qui sont de la responsabilité du prestataire externe leur seront communiquées afin qu’ils prennent les actions nécessaires avec votre aide le cas échéant.  Ces éléments factuels serviront lors des entretiens d’évaluation que vous pouvez organiser avec lui et qui peuvent influencer votre décision de prolonger ou non le partenariat.

Des exigences de collaboration clairement définies et un suivi rigoureux de la prestation du prestataire externe doivent vous permettre de tirer le niveau de qualité vers le haut, de limiter les risques et au final de satisfaire votre client.

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