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Digitalisation des outils QHSE

Digitalisation QHSEPour mettre en place des certifications nécessaires à son activité (ISO 9001, 14001, 45001, …), une entreprise, via son responsable QHSE, doit créer la documentation de chaque processus, ainsi que les procédures et les modes opératoires de l’entreprise. Elle doit créer l’ensemble des outils de suivi de la performance : fichiers de suivi des non-conformités, fichiers de suivi des audits, des indicateurs, inventaire de matériel, etc.

Le QHSE n’étant pas le core business de ces entreprises, l’option de facilité qui est généralement privilégiée : Excel.

Tant que c’est gratuit…

Gratuit et très utile pour des petites structures, ce type de système de management de la qualité montre ses faiblesses lorsque le nombre d’employés augmente, que l’activité se diversifie, et que la renommée de l’entreprise croit.

En effet, créer, mettre à jour et surveiller des dizaines de tableaux Excel, parfois obsolètes et mal triés, devient vite ingérable pour un employé rarement dédié à cette unique tâche.

Les conséquences sont facilement imaginables : perte de temps (et pire de données), manque de réactivité de l’information et des prises de décision, menant à une non-réactivité lors d’incidents graves sur site.

On pourrait tout à fait intégrer ces notions dans des logiciels existants, au prix de réaliser des développements non-essentiels, chronophages et onéreux, sans pour autant que cette intégration ne corresponde pas aux besoins QHSE de l’entreprise ! Le résultat est que 95% des entreprises, grandes entreprises comprises, gèrent leur système de management sur des fichiers Excel.

Digitalisation => Centralisation

Dans le cadre de la digitalisation QHSE, il s’agit de centraliser et harmoniser les données QHSE sur un support informatique (application internet, logiciel ou application tablette).

Cette centralisation informatique permet une traçabilité, une interconnexion entre les différents outils et les logiciels utilisés au quotidien par l’entreprise (ERP). 

Grâce à cette digitalisation, tout devient rapide mais surtout simple et accessible à toutes les parties prenantes.  La communication interne s’en trouve renforcée.

Les outils QHSE actuels permettent :

  • Une facilitation de la collecte des données QHSE et une consolidation automatique de ces dernières avec les précédentes, démontrant une évolution de votre gestion QHSE ;
  • Un calcul automatique d’indicateurs en temps réel, permettant une prise de décision éclairée quant aux points d’évolution de votre entreprise ;
  • Une sortie de donnée rapide, qu’elle soit demandée par un fournisseur, un client ou un certificateur, pas besoin de chercher dans de nombreux   documents Excel, la réponse est centralisée et facilement accessible ;
  • Une intégration des processus, et une standardisation dans tout rapport QHSE.

Imaginez un incident qui survient dans l’entreprise et qui demande une enquête des causes et des conséquences de celui-ci. Dès lors que la personne responsable saisit cet incident sur l’outil numérique choisi, tous les interlocuteurs concernés ont accès à l’information et surtout au même niveau d’information.

Ainsi, chacun peut agir et les indicateurs et autres données sont actualisés en temps réel et sont disponibles et exploitables.

De plus une traçabilité des actions menées est directement consultable par le responsable QHSE et l’administration concernée.

Après avoir digitalisé son activité, une entreprise devra passer cette étape importante de digitaliser ses indicateurs afin de rester la plus performante et la plus sûre pour la sécurité de son personnel, de ses produits/services, et de sa clientèle.